會計檔案保管期限的規(guī)定(會計檔案保管年限的規(guī)定)
第一條 為了加強(qiáng)公司的會計檔案管理，有效保護(hù)和利用會計檔案，根據(jù)《中人民共和國會計法》《中人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。
第二條 本細(xì)則所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第三條 公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會計檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
第四條 會計檔案管理要求：內(nèi)容準(zhǔn)確完整，分類科學(xué)統(tǒng)一；立卷歸檔及時，查閱使用方便；制度措施健全，管理手續(xù)嚴(yán)密；設(shè)施配套完整，存放保管安全。
第二章 管理職責(zé)
第五條 會計檔案管理是公司的會計工作的重要組成部分，應(yīng)加強(qiáng)對會計檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。指定專人（出納崗位人員除外）具體負(fù)責(zé)會計檔案管理工作。
第六條 會計檔案管理人員的主要職責(zé)：
（一）嚴(yán)格執(zhí)行國家和財政部等有關(guān)會計檔案管理規(guī)定，制訂本單位的管理措施。
（二）及時收集、整理會計檔案，按規(guī)定立卷建檔，每年定期更新財務(wù)檔案目錄。
（三）辦理會計檔案查閱、借用、復(fù)制等利用工作，并及時收回歸檔，做好登記。
（四）加強(qiáng)會計檔案管理，確保檔案資料安全完整。
（五）對保管期滿和失去保存價值的會計檔案進(jìn)行鑒定、報備登記并辦理申報銷毀事宜。
第七條 當(dāng)年立卷歸檔的會計檔案整理完成后，年度會計檔案目錄要逐級報財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、副總裁、董事會審閱。
財務(wù)總監(jiān)應(yīng)加強(qiáng)本單位會計檔案工作的監(jiān)督檢查。
財務(wù)經(jīng)理要對當(dāng)年立卷整理歸檔的會計資料的完整性、真實(shí)性要進(jìn)行全面、細(xì)致把握，確保沒有疏漏。
其他部門應(yīng)當(dāng)配合會計檔案管理人員做好會計檔案資料的收集、整理、歸檔工作。
第三章 檔案分類
第八條 會計檔案是指已歸檔保存的會計憑證、會計賬簿、會計報表、納稅申報表和留存的各類財務(wù)文書、資料、物品等，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)活動的重要史料和證據(jù)。具體包括：
（一）憑證類
1、會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證；
2、報廢發(fā)票：報廢發(fā)票的存檔及登記。
（二）會計賬簿類
1、經(jīng)費(fèi)賬：包括總賬、明細(xì)賬（含年度會計科目代碼表）；
2、日記賬：現(xiàn)金和銀行存款日記賬；
3、其他賬簿：固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。
（三）會計報告類
財務(wù)會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。
（四）資金管理信息類
資金管理信息主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、往來資金統(tǒng)計管理、資金內(nèi)部控制管理信息等資料。
（五）稅務(wù)申報類
稅務(wù)申報類主要包括個人所得稅、企業(yè)所得稅、增值稅納稅申報表等相關(guān)資料。
（六）法規(guī)文書類
1、法規(guī)文書：國家有關(guān)部門關(guān)于企業(yè)在財政、稅務(wù)有關(guān)方面的政策和規(guī)章制度，公司本級依法制定或修訂完善的財務(wù)管理辦法、措施等。
2、工作文書：涉及單位股權(quán)變更、利潤分配方案、財務(wù)融資方案、財務(wù)工作計劃總結(jié)、請示、報告及合同等各類不宜隨會計憑證一并裝訂的資料。
（七）磁盤音像類
1、系統(tǒng)軟件：公司配發(fā)和自行選用的各種會計核算軟件。
2、數(shù)據(jù)磁盤：公司會計核算的季度、年度備份數(shù)據(jù)。
3、音像物品：記載重要財務(wù)活動的圖片、錄音（像）、磁盤等。
（八）其他會計資料
1、會計檔案資料：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。
2、會計移交清冊：各級財務(wù)管理崗位調(diào)整變動時財務(wù)交接表及會計檔案移交清冊、會計人員臨時離崗交接清冊。
3、榮譽(yù)資料：單位在財稅工作獲得的獎杯、獎狀、獎牌、證書等原件或影像資料。
4、備查資料：保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證。
5、其他資料：其他具有保存價值的會計資料。
第九條 單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
第十條 同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案:
（一）形成的電子會計資料來源真實(shí)有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；
（二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；
（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；
（四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；
（五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；
（六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第十一條 滿足本細(xì)則第十條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
第十二條 會計檔案應(yīng)按照規(guī)定類別對會計檔案進(jìn)行整理立卷歸檔。未作統(tǒng)一的會計工作資料，可按性質(zhì)歸入相關(guān)的會計檔案類別。
第十三條 年度終了，及時對上年財務(wù)檔案進(jìn)行整理全面清理，需要?dú)w檔保管的，按照有關(guān)類別和方法整理。
第四章 檔案整理
第十四條 會計檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循檔案形成的規(guī)律，保持檔案資料之間的內(nèi)在聯(lián)系，做到格式統(tǒng)一、分類科學(xué)、裝訂牢固、整齊美觀、便于查詢。
第十五條 會計檔案整理規(guī)范：
（一）憑證類
1、會計憑證按記賬憑證順序號排列，清除訂針、曲別針等金屬物后，按月份或適當(dāng)厚度整理裝訂成冊。
2、每冊會計憑證封面應(yīng)附“會計憑證封面”，注明會計年度、冊號、起止時間、順序號，加蓋單位公章和財務(wù)主管人、裝訂人名章后，裝入會計憑證盒。
3、會計憑證盒標(biāo)簽應(yīng)注明公司類別，所屬年度、起止月份、排列順序號。
（二）賬簿類
1、采用財務(wù)軟件核算的，年度會計賬務(wù)處理完畢后，應(yīng)及時打印各類會計賬簿，按賬戶和賬頁順序整理后，編制“賬戶目錄”和《經(jīng)管賬簿人員一覽表》，加具檔案封面，并附會計檔案保管期限，裝訂成冊。
2、年度會計科目代碼表應(yīng)單獨(dú)打印裝訂成冊。
（三）會計報告類
1、年度會計報告類必須單獨(dú)整理建檔成冊；半年報、季報、月報會計報告可以視情分類整理。
2、會計報告類檔案由封面、卷內(nèi)目錄、年度會計報告、會計檔案保管期限代碼表組成。
（四）資金管理信息類
1、按資金管理信息類別分類整理相應(yīng)的會計檔案資料。
2、資金管理信息檔案由封面、卷內(nèi)目錄、管理資料、會計檔案保管期限代碼表組成。
（五）稅務(wù)申報類
1、稅務(wù)申報類會計檔案可以按月份，也可以按稅種按合適的厚度組織整理裝訂。
2、稅務(wù)申報類會計檔案包括：封面、卷內(nèi)目錄、稅務(wù)申報表、會計檔案保管期限代碼表組成。
（六）法規(guī)文書類
1、按照會計法規(guī)制度、管理文件、工作文書分別整理立卷，每一類可整理成若干卷。
單項內(nèi)容較多的資料，可單獨(dú)立卷。
2、法規(guī)文書類歸檔前應(yīng)認(rèn)真清理，剔除重復(fù)和不必要保留的資料，內(nèi)容不完整的應(yīng)設(shè)法補(bǔ)齊。文書檔案以件為單位裝訂，同一內(nèi)容檔案的本、定稿、修改稿為一件，原件和復(fù)印件為一件，主件和附件為一件。
3、文書類檔案包括：檔案封面、卷內(nèi)目錄、文件（書）、會計檔案保管期限組成。
（七）磁盤音像類
1、按磁盤音像的種類分別整理，集中存放。
2、數(shù)據(jù)磁盤按內(nèi)容、時間和單位順序整理，并在磁盤標(biāo)簽上注明單位、內(nèi)容、時間，不同版本的系統(tǒng)軟件及使用說明存放在一起，并注明軟件名稱、起用時間等。音像資料應(yīng)制作有關(guān)說明，與音像資料一并存放。
第五章 檔案使用與管理
第十五條 財務(wù)中心按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。
第十六條 當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由財務(wù)中心臨時保管三年，再移交公司檔案管理部門保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)報備。
財務(wù)中心臨時保管會計檔案最長不超過五年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。
第十七條 財務(wù)中心在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
公司檔案管理部門接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。
第十八條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
第十九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第二十條 會計檔案的具體名稱如有同本細(xì)則附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第二十一條 公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。
第二十二條 會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第二十三條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
（一）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第二十四條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十五條 公司因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十六條 公司單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十七條 單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十九條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本細(xì)則。
第六章 檔案整理規(guī)范
第三十條 檔案封面要素規(guī)定
（一）頁邊距：上下右均25mm，裝訂側(cè)一般位于左側(cè)，橫向排版時，左側(cè)頁邊距為30 mm，豎向排版時為25 mm。
（二）案卷號位于右上角，其樣式如“案卷號：kjzb-2019-003”或“案卷號：kjzb-2019-02/03”，“案卷號”用楷體小二號字，“kjzb-2019-003”用宋體字，分別表示會計檔案類別、會計檔案年度、本類會計檔案冊數(shù)順序數(shù)。
（三）會計檔案封面主標(biāo)題信息如“二○一九年會計賬簿”、“二○一九年銀行賬戶資金管理信息資料”、“法規(guī)管理文件”、“工作管理文書”等字樣，字體為方粗宋或大標(biāo)宋簡體，大小為小初，標(biāo)題居中設(shè)置。
（四）會計檔案封面副標(biāo)題是卷內(nèi)檔案內(nèi)容，可能是一件，也可能是類似的多件歸檔。檔案封面副標(biāo)題采取圓括號“（ ）”居中設(shè)置，字體采用楷體，小二號加粗。
（五）單位名稱標(biāo)注在封面下端裝訂時間之上一行，居中設(shè)置，字體字號按楷體小二號加粗。
（六）裝訂時間為位于封面下端，以漢字形成標(biāo)注會計檔案整理歸檔完成時間。居中設(shè)置，字體字號按楷體小二號加粗。
第三十一條 賬簿經(jīng)管人員一覽表是賬簿管理的要素之一，其主要內(nèi)容包括賬簿名稱、賬簿年度、賬簿頁數(shù)、賬簿冊數(shù)、單位等基本管理要素，相關(guān)財務(wù)管理人員主要包括：總經(jīng)理（總裁）、財務(wù)總監(jiān)（財務(wù)經(jīng)理）、財務(wù)會計、出納等各個類別。
出納在保管人一欄中僅在使用管理日記賬當(dāng)年登記。
第三十二條 卷內(nèi)目錄要根據(jù)檔案資料的類別，略有不同。其要素主要包括：
上側(cè)標(biāo)題為：順序號、案卷標(biāo)題、頁碼、文件號；
下側(cè)為立卷單位信息：立卷部門、案卷副標(biāo)題、案卷起止時間、檔案類別、案卷號、卷內(nèi)頁數(shù)、保管期限、負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、立卷人等要素。
第三十三條 案卷封底附件主要包括會計檔案保存期限及代碼表，條件具備的情況下附“年度會計檔案目錄”。
第七章 附 則
第三十四條 本細(xì)則由總經(jīng)理辦公室、財務(wù)中心負(fù)責(zé)解釋，自印發(fā)之日起施行。以往與本細(xì)則不符的，按本細(xì)則執(zhí)行。
附表1、企業(yè)單位財務(wù)會計檔案保存期限