公司備用金管理制度（備用金的賬務處理例題）

什么是備用金?

企業(yè)有些部門平時的零星支出比較多，如果消費一次就申請一次費用，流程冗雜，效率低下。備用金制度可以在一定程度上解決這一問題：由企業(yè)撥給部門一定的金額，由專人管理，部門的開銷從這份金額里預支，消費后報銷。這部分撥來的金額就是備用金，每次報銷完后要補充金額，回到最初的數值。

根據企業(yè)的管理制度不同，備用金制度主要分為定額備用金制度和非定額備用金制度。如果部門或員工經常消費的金額是差不多的，那么企業(yè)可以使用定額備用金制度，該額度必須是經過事先核定的符合實際的;如果部門或員工的零星支出較多，金額不定，可以制定非定額備用金制度。

備用金的特點

備用金是企業(yè)內部人員備作差旅費、零星采購、零星開支等的款項。

備用金通過基本戶取現。一般戶只能轉賬，不能取現；只有基本戶才能用取現。

備用金取現限額是每天低于5萬元。

備用金應指定專人負責管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉借給他人或挪作他用。

預算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數量的庫存?zhèn)溆媒穑话悴怀^3～5天零星支付所需現金。

備用金使用需要注意的點

備用金每天雖有一定的限額，但總體限額是沒有的。但需要注意：備用金過大過于頻繁支出，會有稅務風險。

備用金的報銷需要規(guī)發(fā)票進行，對退少補。

備用金會計分錄怎么寫

xx公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預借備用金1600元，預借時，財務部門根據借款憑證編制現金付款憑證，其會計分錄為：

借：其他應收款——備用金（行政科） 1600 （借出去的現金）

貸：現金 1600（現金借出，現金減少）

行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務部門報銷，交回多余現金80元，財務部門編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用 1520 （購買的辦公用品為管理費用）

現金 80 （借出去的現金未用完部分收回

貸：其他應收款——備用金（行政科） 1600 （沖借方，結轉掉，借出去的現金收回，出納員收回多借的未用現金80元。）

如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉帳憑證一張，其會計分錄為：

借：管理費用 1780 （購買的辦公用品為管理費用）

貸：其他應收款——備用金（行政科） 1600（借出去的現金沖銷）

現金 180 （還要付180元）

出納員付給行政科現金180元，退還行政科經辦人員其墊付的現金180元。