公司章程中能否自由規(guī)定股東會(huì)通知的時(shí)間和方式

公司章程中能否自由規(guī)定股東會(huì)通知的時(shí)間和方式

章程研究文本

《萬科企業(yè)股份有限公司章程》（2014年版）

第七十三條 公司召開股東大會(huì)，召集人應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開四十五日前發(fā)出書面通知，將會(huì)議擬審議的事項(xiàng)以及開會(huì)的日期和地點(diǎn)告知所有在冊股東，擬出席股東大會(huì)的股東，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開二十日前，將出席會(huì)議的書面回復(fù)送達(dá)公司。

股東大會(huì)通知應(yīng)當(dāng)向股東（不論在股東大會(huì)上是否有表決權(quán)）以專人送出或者以郵資已付的郵件送出，受件人地址以股東名冊登記的地址為準(zhǔn)。對內(nèi)資股股東，股東大會(huì)通知也可以用公告方式進(jìn)行。

前款所稱公告，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開四十五日前至五十日的期間內(nèi)，在國務(wù)院證券主管機(jī)構(gòu)指定的一家或者多家報(bào)刊上刊登，一經(jīng)公告，視為所有內(nèi)資股股東已收到有關(guān)股東會(huì)議的通知。

同類章程條款

筆者查閱了多家上市公司的章程中關(guān)于股東大會(huì)通知的規(guī)定，其中大多數(shù)公司與上述萬科企業(yè)股份有限公司章程條款相同。也有部分上市公司章程對通知時(shí)間及通知方式的規(guī)定較為簡單。具體情況如下：

《中國人壽保險(xiǎn)股份有限公司》（2016年4月版）第六十六條、第七十一條：

該款規(guī)定與上述《萬科企業(yè)股份有限公司章程》第七十三條的規(guī)定相同。

《南方黑芝麻集團(tuán)股份有限公司章程》（2016年8月版）

第五十七條 召集人將在年度股東大會(huì)召開20日前以公告方式通知各股東，臨時(shí)股東大會(huì)將于會(huì)議召開15日前以公告方式通知各股東。

公司法和相關(guān)規(guī)定

《公司法》

第四十一條召開股東會(huì)會(huì)議，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。

股東會(huì)應(yīng)當(dāng)對所議事項(xiàng)的決定作成會(huì)議記錄，出席會(huì)議的股東應(yīng)當(dāng)在會(huì)議記錄上簽名。

第一百零二條 召開股東大會(huì)會(huì)議，應(yīng)當(dāng)將會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)和審議的事項(xiàng)于會(huì)議召開二十日前通知各股東；臨時(shí)股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開十五日前通知各股東；發(fā)行無記名股票的，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開三十日前公告會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)和審議事項(xiàng)。

單獨(dú)或者合計(jì)持有公司百分之三以上股份的股東，可以在股東大會(huì)召開十日前提出臨時(shí)提案并書面提交董事會(huì)；董事會(huì)應(yīng)當(dāng)在收到提案后二日內(nèi)通知其他股東。并將該臨時(shí)提案提交股東大會(huì)審議。臨時(shí)提案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屬于股東大會(huì)職權(quán)范圍。并有明確議題和具體決議事項(xiàng)。

股東大會(huì)不得對前兩款通知中未列明的事項(xiàng)作出決議。

無記名股票持有人出席股東大會(huì)會(huì)議的，應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開五日前至股東大會(huì)閑會(huì)時(shí)將股票交存于公司。

專家分析

公司章程中對股東會(huì)的通知時(shí)間以及通知方式進(jìn)行規(guī)定的意義在于：參加股東會(huì)是股東參與公司經(jīng)營決策的最基本也是最重要的一項(xiàng)權(quán)利?！豆痉ā芬约肮菊鲁讨幸?guī)范股東會(huì)召集程序的意義就在于確保股東能夠提前得知何時(shí)何地召開股東會(huì)、股東會(huì)的議事事項(xiàng)，從而能夠及時(shí)決定是否參加股東會(huì)，以及提前對股東會(huì)的議事事項(xiàng)做出準(zhǔn)備。實(shí)踐中未及時(shí)通知股東參加股東會(huì)、因通知方式不符合法律章程規(guī)定而引發(fā)的股東會(huì)決議效力瑕疵不在少數(shù)。因此，公司章程中有必要對股東會(huì)通知的時(shí)間、方式進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，規(guī)范股東會(huì)的召集程序。避免因股東會(huì)程序不符合法律、章程規(guī)定而引發(fā)糾紛。

章程條款設(shè)計(jì)建議

1、根據(jù)《公司法》的規(guī)定，股份有限公司召開股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)提前20日、召開臨時(shí)股東大會(huì)的應(yīng)當(dāng)提前15日通知。這一規(guī)定是法律對于召集股東大會(huì)通知時(shí)間的最低要求。股份有限公司的股東可以在公司章程中將通知時(shí)間適當(dāng)延長。但是不得縮短通知時(shí)間，低于法律規(guī)定通知時(shí)間將導(dǎo)致股東會(huì)程序瑕疵。

2、有限責(zé)任公司可在章中自由規(guī)定股的召集時(shí)間，若章程中有特殊規(guī)定，應(yīng)當(dāng)遵守《公司法》規(guī)定的最短通知時(shí)間。因此，股東如有特殊要求，可在《公司法》規(guī)定的15日基礎(chǔ)上適當(dāng)延長，或者針對定期股東會(huì)、臨時(shí)股東會(huì)作出不同的規(guī)定。但是不建議將通知時(shí)間規(guī)定得過短，不利于股對其他股東的提案作出必要的準(zhǔn)備。

3、針對《公規(guī)定了發(fā)行無記股票的股份有限公司，應(yīng)當(dāng)以公告的方式進(jìn)行通知，因此公司有必要在章程中詳細(xì)規(guī)定通知的方式，根據(jù)公司章程規(guī)定的方式進(jìn)行通知、避免因方式不合理導(dǎo)致股東未收到通知。

4、公司可根據(jù)股的人數(shù)構(gòu)成等選擇通知方式。對于中小股東較多的公司可選擇公告的方式進(jìn)行通知。如在公司網(wǎng)站、當(dāng)?shù)鼐哂杏绊懥Φ膱?bào)刊、媒體等進(jìn)行公告。對于股東人數(shù)較少、非自然人股東為主的公司，可以選擇郵寄、電子郵件方式進(jìn)行公告，并對通知生效時(shí)間作出相關(guān)規(guī)定。雖然電子通信已經(jīng)越來越普及，但是不建議公司采用電話、短信、微信等方式通知，因?yàn)榇祟愅ㄖ绞降淖C據(jù)采信度較低、不易保存。

公司章程條款實(shí)例

一、公司召開股東會(huì)，召集人應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開十日前發(fā)出書面通知，將會(huì)議擬審議的事項(xiàng)以及開會(huì)的日期和地點(diǎn)告知所有在冊股東。

二、股東會(huì)通知可以向股東以快遞形式送出，收件人地址以股東名冊登記的地址為準(zhǔn)。如股東方未簽收或不予簽收，可以以電子郵件形式發(fā)送至本公司章程所載明的各方股東的電子郵箱，電子郵件發(fā)送后即視為送達(dá)

若任何一方股東所提供的通信地址、電話號碼以及郵箱地址發(fā)生變化（以下簡稱“變動(dòng)方”），變動(dòng)方應(yīng)當(dāng)在該變更發(fā)生后的7日內(nèi)在公司備案。變動(dòng)方未按約定及時(shí)備案的，變動(dòng)方應(yīng)承擔(dān)由此造成的后果及損失。