董事會會議通知時限可否通過公司章程豁免

董事會會議通知時限可否通過公司章程豁免

設計要點

公司章程可規(guī)定會議通知時限經(jīng)全體董事一致同意豁免，以便于公司靈活決策。

章程研究文本

《招商局能源運輸股份有限公司章程》（2017年9月版）

第一百零四條 董事會召開臨時董事會會議的通知方式為書面通知，應當在會議召開3日以前通知全體董事和監(jiān)事。經(jīng)全體董事一致同意，可以豁免前述提前書面通知的要求。

第一百八十七條 監(jiān)事會每6個月至少召開1次會議，并根據(jù)需要及時召開臨時會議。會議通知應當在會議召開3日以前書面送達全體監(jiān)事。特殊情況經(jīng)全體監(jiān)事一致同意，可以豁免前述提前書面通知的要求。

同類章程條款

除將上述條款直接寫人公司章程外，部分上市公司并未在公司章程中規(guī)定該等條款，但直接在會議公告中載明“本次會議通知時限經(jīng)全體事一致同意豁免”。例如：

《佳通輪胎股份有限公司章程》（2015年版）

第一百二十二條 董事會每年至少召開兩次會議，由董事長召集，于會議召開10日以前書面通知全體董事和監(jiān)事。

佳通輪胎股份有限公司于2017年9月9日發(fā)布的《第八屆董事會第十八次會議決議公告》載明，“佳通輪胎股份有限公司（以下簡稱“公司）于2017年9月6日以電話、郵件方式，向公司各位董事發(fā)出關于召開第八屆董事會第十八次會議的通知，并于2017年9月7日以通訊方式召開會議，本次會議通知時限經(jīng)全體董事一致同意豁免”。

公司法和相關規(guī)定

《公司法》

第一百一十條 董事會每年度至少召開兩次會議，每次會議應當于會議召開十日前通知全體董事和監(jiān)事。

代表十分之一以上表決權的股東、三分之一以上董事或者監(jiān)事會，可以提議召開董事會臨時會議。董事長應當自接到提議后十日內，召集和主持董事會會議。

董事會召開臨時會議，可以另定召集董事會的通知方式和通知時限。

第一百一十九條 監(jiān)事會每六個月至少召開一次會議。監(jiān)事可以提議召開臨時監(jiān)事會會議。

監(jiān)事會的議事方式和表決程序，除本法有規(guī)定的外，由公司章程規(guī)定。監(jiān)事會決議應當經(jīng)半數(shù)以上監(jiān)事通過。

監(jiān)事會應當對所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的監(jiān)事應當在會議記錄上簽名。

專家分析

公司章程規(guī)定此類條款的意義在于：公司法、公司章程對公司會議（包括股東會或股東大會、董事會、監(jiān)事會）的通知時限加以規(guī)定，以保證有關人員可以合理安排時間參加公司會議，避免大股東臨時開會、小股東措手不及的情況發(fā)生。因此，公司應當嚴格按照公司法、公司章程規(guī)定的通知時限召開會議，避免公司決議被撤銷。

但是，公司法、公司章程規(guī)定的通知時限往往較長，難免貽誤商機、影響公司決策效率。為解決這一問題，可以在公司章程中加入但書條款，即如果全體有權與會人員同意不按公司法、公司章程規(guī)定的通知時限就召開公司會議的，哪怕是上午通知下午召開，這也應當是可以的。

章程條款設計建議

1.鑒于有限責任公司的股東人數(shù)較少，有限責任公司及一些封閉型的股份有限公司（例如股東人數(shù)不超過10人）可以在公司章程中約定“經(jīng)全體股東一致同意，可以豁免提前書面通知召開董事會的要求”。對于董事會會議、監(jiān)事會會議，公司章程中均可約定全體董事或全體監(jiān)事可豁免關于提前通知期限的要求。

2.公司應當要求相應股東（董事、監(jiān)事）在同意免關于提前通知期限的文件上簽字。

3.全體董事同意免關于提通知的期限，不代表每位董事都必須親自出席董事會，在該等情況下董事也可委托其他董事出席。

公司章程條款實例

董事會每年度至少召開兩次會議，每次會議應當于會議召開十日前通知全體董事和監(jiān)事。經(jīng)全體董事一致同意，可以豁免前述提前書面通知的要求。