備用金管理的基本規(guī)定包括(備用金管理的基本規(guī)定)

第一章 總則

第一條 為了加強公司對有關部門及各項目部備用金的管理，規(guī)范借款行為，提高資金利用效率，夯實成本費用核算，減少資金損失，依據《中人民共和國會計法》、《企業(yè)會計準則》等相關法律法規(guī)及規(guī)范性文件的規(guī)定，特制定本制度。

第二條 公司財務部負責備用金的統(tǒng)一收支，統(tǒng)一核算，公司負責人對公司資金內部控制的建立健全和有效實施以及備用金的安全完整負責。部門負責人和分公司負責人對本制度在該部門和該分公司的有效執(zhí)行，保障資金的安全完整負責。

第三條 本制度適用于上海銀橙科技股份有限公司（以下簡稱公司）以及下屬的各控股子公司、分公司各部門及所有項目部。

第二章 備用金的用途

第四條 備用金僅限用于公司及子公司業(yè)務拓展和項目實施，主要是采購業(yè)務人員零星采購備用金、個人因公出差零星開支備用、經常性的零星開支備用金等與公司業(yè)務相關的其他備用金。

第五條 實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務，從而提高工作效率，但必須做到?？顚Ｓ?，不得挪用、轉借他人或用于其他用途，一經發(fā)現，將嚴肅處理。

第三章 申請備用金人員的資質審查

第六條 公司人員申請備用金必須有具體的業(yè)務用途，由業(yè)務實施人員提出。

第七條 申請備用金人員的業(yè)務經驗和能力要求：申請備用金的人員，原則上應具備相關的業(yè)務經驗和能力，具體的人員主要包括部門主管、項目組負責人、部門經理。不具備以上職位的成員不能申領備用金。

第四章 備用金專員制度

第八條 公司設置備用金專員（隸屬于財務部），負責建立備用金臺賬，反映備用金的申領、使用和報銷情況、備用金的清理和回收情況。備用金管理專員負責辦理所管理的公司的備用金申請、備用金報銷資料的收集和辦理、備用金的清理收回等相關工作。

第五章 備用金的申請和審批

第九條 工作人員需臨時借用備用金時，借款人按規(guī)定的格式內容填寫借款日期、借款人、借款用途和借款金額等事項，并按流程辦理簽字手續(xù)。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否確和完整，經審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。

第六章 備用金的報銷和發(fā)票管理

第十條 借款人員完成業(yè)務后應在三日內到財務部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內容，并經主管領導審批后，再將“報銷單”返回財務部，財務人員根據財務制度規(guī)定認真審核無誤后，辦理報銷手續(xù)。

第十一條 借款人辦理報銷手續(xù)時，財務人員應查閱“備用金”臺賬，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。

第十二條 因業(yè)務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定，撥出一筆固定數額的現金并規(guī)定使用范圍；使用部門必須設立專人經管定額備用金，備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發(fā)票以及各種報銷憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出。經管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況，前賬未清，不得繼續(xù)借款。對因特殊原因不能按時結算的，須提前向財務負責人說明原因，經財務負責人同意后，方可延期。

第十三條 備用金使用審批權限：備用金使用由部門負責人簽字批準，部門負責人為備用金借款的第一責任人。

第七章 備用金額度

第十四條 采購業(yè)務工作人員借用的零星采購用款，單次不得超過 5000 元，超過 5000 元的材料采購，應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料，按規(guī)定的程序經審核批準后，到公司財務部或項目部財務人員處辦理貨款支付、結算手續(xù)。

第十五條 員工因公出差借款，按預計出差天數、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。

第十六條 各工程項目備用金，視各項目情況不同，備用金額度暫定為每周不超過 10 萬。特殊情況，需由項目經理提前向總經理說明情況，予以審批。

第十七條 其他備用金借款，根據實際情況核定金額。各級審批人員嚴格按照額度限額進行審批。

第八章 備用金的清理和歸還

第十八條 財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。

第十九條 借用備用金的人員應在兩周內沖賬，對無故拖延者，財務部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。

第二十條 所有各種備用金，必須在年末進行徹底清理，不允許跨年度使用。

對因特殊原因必須跨年度使用備用金時，年底必須重新辦理借款手續(xù)，并沖銷當年借款。

第二十一條 備用金應妥善保管，項目人員工作變動時，應及時退回備用金。

第九章 備用金管理的考核

第二十二條 部門負責人對該部門的備用金總額負管理責任。公司總經理對公司備用金的總額負管理責任。

第二十三條 各備用金的借款人在資金使用后，應及時要求對方開具符合法律法規(guī)要求的發(fā)票并向資金管理專員予以報銷。

第十章 備用金的財務核算

第二十四條 財務部門備用金專員的臺賬每月應及時更新，總賬與明細賬應每月核對。備用金專員應定期分析備用金的領取、使用、報銷、回收情況進行統(tǒng)計和分析，對于異常情況及時預警，并向部門主管領導匯報，采取相應的補救措施。

第十一章 監(jiān)督和檢查

第二十五條 公司備用金的用途專為業(yè)務上所用，任何人不得以任何理由挪用。公司財務部門組織備用金負責人定期對項目人員備用金的使用情況進行抽查。

第十二章 附則

第二十六條 本制度由公司財務部負責解釋和修訂。