最常用的憑證裝訂方法(會計憑證的裝訂和保管)
下面就開啟我們年后的第一課吧:
會計憑證裝訂是每一個財務人員必備的一項會計技能,會計憑證裝訂之前應該做些什么工作?裝訂步驟是怎樣的?裝訂過程中需要注意哪些事項?本篇文章為您詳細解答。
一、裝訂前的整理
(1)分類整理,按順序排列,檢查日期、編號是否齊全,是否缺頁,漏編;
(2)按憑證匯總日期歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);
(3)摘除憑證內的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對面積較大的原始憑證要折疊成同記賬憑證一樣的大小,且要避開裝訂線,以便翻閱和保持數(shù)字完整;
(4)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(5)檢查記賬憑證上有關人員(如制單、審核、記賬等)的印章是否齊全。
二、會計憑證裝訂的操作步驟
會計憑證裝訂形式包括包角式裝訂和側裝訂兩種。在日常工作中,包角式裝訂更為常見。
包角式裝訂:
(1)將會計憑證的封面和封底裁開,分別附在會計憑證的前面和后面;
(2)將事先裁剪好的包角紙放在封面左上角;
(3)將憑證的棱角對齊,用兩個大夾子固定?。?/p>
(4)打開裝訂機電源,注意可按“升”、“降”按鈕調節(jié)高度,將憑證位置調整好之后,依次按“降”、“打孔”按鈕,在憑證的左上角打兩個孔;
(5)將鉚管放到打好的孔內,依次按“下”、“壓鉚”按鈕,將鉚管訂到了憑證上;
(6)使用裝訂機裝訂好憑證之后,要將包角紙向左上角折疊,然后分別將包角的側枝和上枝折向背面,均勻涂抹膠水并粘貼。一本憑證,厚度一般以1.5-2.0厘米為宜;
(7)填寫封面,即在會計憑證封面上填寫單位名稱、年度、月份和起止日期、憑證種類、起止號碼等;
(8)填寫憑證盒的封面內容,并將裝訂成冊的會計憑證,裝入憑證盒內。
三、會計憑證裝訂的注意事項
(1)對于數(shù)量過多的原始憑證,如工資結算表、領料單等,可以單獨裝訂保管,但應在封面上注明原始憑證的張數(shù)、金額,所屬記賬憑證的日期、編號、種類。
(2)各種經(jīng)濟合同、收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證,應當另編目錄,單獨登記保管,并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。
會計憑證裝訂是一件很簡單但又很繁瑣的手工活,從整理憑證到裝訂,這期間要經(jīng)過好幾道程序,只有每一個程序都做好了,才能裝訂出整齊、美觀、牢固的會計憑證!